Polityka prywatności HomePulseeAgency

1. Polityka prywatności

Polityka prywatności serwisu HomePulseeAgency ma na celu wyjaśnienie ogólnych zasad ochrony danych osobowych oraz gromadzenia informacji na stronie internetowej naszej agencji nieruchomości. Szanujemy prywatność użytkowników i dokładamy najwyższej staranności, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami prawa polskiego.

Dokument ten określa, jakie dane są zbierane za pośrednictwem serwisu, w jakich celach są wykorzystywane, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Polityka ma zastosowanie do wszystkich użytkowników odwiedzających naszą stronę oraz korzystających z formularzy kontaktowych, formularzy rezerwacji spotkań lub innych funkcjonalności dostępnych w serwisie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem serwisu internetowego https://homepulseeagency.com jest HomePulseeAgency, profesjonalna agencja nieruchomości działająca na rynku polskim (dalej: „Administrator” lub „HomePulseeAgency”).

Siedziba Administratora znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Szczegółowe dane identyfikacyjne oraz kontaktowe Administratora, w tym pełna nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP i REGON, są dostępne na stronie /contact-us/. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• korespondencyjnie – na adres siedziby wskazany w zakładce Kontakt,
• mailowo – na adres e-mail udostępniony w zakładce Kontakt,
• telefonicznie – za pośrednictwem numeru telefonu podanego na stronie /contact-us/.

Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych (IOD), informacje o tej osobie oraz dane kontaktowe zostaną opublikowane na stronie internetowej w zakładce Polityka prywatności oraz Kontakt.

3. Zakres i cel przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne do realizacji określonych celów, w sposób przejrzysty i adekwatny do zakresu świadczonych usług. Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od użytkownika (np. poprzez formularz kontaktowy lub formularz rezerwacji spotkania) lub automatycznie w związku z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące aktywności na stronie).

W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, ewentualnie nazwa reprezentowanej firmy,
• dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres zamieszkania lub adres nieruchomości, której dotyczy zapytanie,
• dane związane z zapytaniem – treść wiadomości, preferencje dotyczące lokalizacji, typu i standardu nieruchomości, oczekiwane terminy kontaktu lub spotkań,
• dane dotyczące rezerwacji spotkania – wybrany termin, forma kontaktu (np. spotkanie w biurze, rozmowa telefoniczna, konsultacja online),
• dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, typ przeglądarki, dane o urządzeniu, pliki cookies oraz podobne technologie wykorzystywane w celach statystycznych i funkcjonalnych, zgodnie z rozdziałem dotyczącym plików cookies.

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• realizacja usług pośrednictwa w obrocie nieruchomościami oraz innych usług świadczonych przez HomePulseeAgency,
• udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych oraz innych kanałów komunikacji dostępnych na stronie,
• umożliwienie rejestracji na spotkanie, prezentację nieruchomości lub konsultację z doradcą, w tym obsługa harmonogramu spotkań,
• prowadzenie korespondencji handlowej i informacyjnej związanej z obsługą zapytania, umowy lub rezerwacji,
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych lub regulacji rynku nieruchomości),
• prowadzenie analiz statystycznych, usprawnianie funkcjonalności strony oraz dostosowywanie oferty i treści do potrzeb użytkowników (o ile jest to dopuszczalne przez prawo i zgodne z preferencjami użytkownika w zakresie plików cookies),
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć, zapobieganie oszustwom oraz ochrona roszczeń Administratora.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych przez HomePulseeAgency odbywa się na podstawie przesłanek przewidzianych w art. 6 RODO oraz odpowiednich przepisach prawa polskiego. W zależności od celu przetwarzania, podstawę prawną stanowi w szczególności:

• zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w sytuacjach, w których użytkownik dobrowolnie wyraża zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, newslettera lub określonych informacji handlowych; zgoda może zostać w każdej chwili cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia i realizacji umowy dotyczącej świadczenia usług pośrednictwa lub innych usług świadczonych przez HomePulseeAgency,
• wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – m.in. w zakresie obowiązków rachunkowych, podatkowych, archiwizacyjnych lub wynikających z przepisów regulujących rynek nieruchomości,
• prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w szczególności w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i infrastruktury IT, prowadzenia analiz statystycznych, usprawniania funkcjonowania strony oraz prezentowania spersonalizowanych treści i usług (w granicach dopuszczalnych przez prawo i zgodnie z preferencjami użytkownika).

W przypadkach gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, jej niewyrażenie może uniemożliwić skorzystanie z określonych funkcjonalności serwisu (np. otrzymywania newslettera), ale nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych usług, o ile nie wymagają one przetwarzania danych w oparciu o zgodę.

5. Odbiorcy danych i przekazywanie informacji

Dostęp do danych osobowych użytkowników ma wyłącznie Administrator oraz upoważnione przez niego osoby lub podmioty współpracujące, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Dane nie są ujawniane osobom nieuprawnionym ani sprzedawane podmiotom trzecim.

W związku ze świadczeniem usług oraz obsługą serwisu, dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• partnerom technologicznym zapewniającym usługi hostingu, utrzymania i rozwoju serwisu,
• podmiotom świadczącym usługi IT (w tym dostawcom rozwiązań do rezerwacji spotkań, systemów CRM czy narzędzi komunikacji elektronicznej),
• biurom rachunkowym oraz podmiotom świadczącym usługi księgowe i podatkowe na rzecz Administratora,
• kancelariom prawnym oraz doradcom współpracującym z HomePulseeAgency w zakresie dochodzenia roszczeń lub obsługi prawnej,
• podmiotom współpracującym w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami lub innym partnerom biznesowym, jeżeli wymaga tego właściwa realizacja usługi i gdy przekazanie danych jest zgodne z przepisami prawa.

W przypadku przekazywania danych odbiorcom działającym jako procesorzy (podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora), następuje to na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, zgodnych z wymaganiami RODO. Administrator może przekazywać dane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) wyłącznie w sytuacjach i w zakresie dopuszczalnym przez prawo, przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony dla ochrony roszczeń Administratora. Dokładny okres przechowywania zależy od rodzaju danych i podstawy ich przetwarzania.

W szczególności:

• dane przetwarzane w celu realizacji umowy lub działań przed jej zawarciem – przechowywane są przez czas trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej współpracy,
• dane przetwarzane na potrzeby rozliczeń podatkowych i księgowych – przechowywane są przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowywane są do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, nie dłużej jednak niż jest to uzasadnione charakterem danej relacji i obowiązującymi przepisami,
• dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora – przechowywane są do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, lub do czasu przedawnienia roszczeń.

Po upływie właściwego okresu przechowywania dane osobowe są trwale usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, uniemożliwiającemu identyfikację osoby, której dane dotyczą.

7. Prawa użytkowników

Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane przez HomePulseeAgency, przysługują prawa określone w przepisach RODO oraz w odpowiednich regulacjach prawa polskiego. Z realizacją praw można zwrócić się do Administratora za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w niniejszej polityce oraz na stronie /contact-us/.

W szczególności przysługuje prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza dane osobowe oraz otrzymania kopii tych danych,
• sprostowania danych – żądania poprawienia, uzupełnienia lub aktualizacji danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych przepisami (np. na czas weryfikacji prawidłowości danych lub zasadności sprzeciwu),
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – żądania usunięcia danych w sytuacjach przewidzianych przez prawo, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda na ich przetwarzanie została wycofana,
• przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, a także sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody, w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.

W celu usprawnienia obsługi zgłoszeń rekomendujemy wskazanie w treści żądania, z jakiego prawa użytkownik chce skorzystać, jakiego procesu przetwarzania dotyczy zgłoszenie oraz poprzez jakie kanały kontaktowe oczekuje odpowiedzi.

8. Środki ochrony i bezpieczeństwa

HomePulseeAgency stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą, zniszczeniem, zmianą lub bezprawnym ujawnieniem. Środki te są dostosowane do rodzaju przetwarzanych danych, poziomu ryzyka oraz aktualnego stanu wiedzy technicznej.

W szczególności Administrator:

• korzysta z rozwiązań zapewniających bezpieczne połączenie z serwisem (np. protokół HTTPS),
• stosuje kontrolę dostępu do systemów informatycznych oraz ogranicza dostęp do danych wyłącznie do osób uprawnionych,
• regularnie aktualizuje oprogramowanie, systemy bezpieczeństwa oraz rozwiązania wykorzystywane w infrastrukturze IT,
• prowadzi polityki i procedury wewnętrzne w zakresie ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji,
• zobowiązuje podmioty współpracujące do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zachowania poufności danych.

Mimo podejmowanych działań nie istnieje możliwość całkowitego wyeliminowania ryzyka związanego z przekazywaniem danych w sieci Internet. Użytkownicy powinni również dbać o bezpieczeństwo własnych urządzeń oraz stosować aktualne oprogramowanie ochronne.

9. Pliki cookies i technologie śledzenia

Serwis HomePulseeAgency wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. lokalne magazyny, piksele śledzące), które mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z serwisu, umożliwiające rozpoznanie przeglądarki, zapamiętanie preferencji oraz usprawnienie korzystania ze strony.

Na stronie mogą być stosowane następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie serwisu, zapewniają bezpieczeństwo oraz obsługę podstawowych funkcji (np. nawigacji, formularzy), ich stosowanie jest konieczne do korzystania z serwisu i nie wymaga zgody użytkownika,
• cookies funkcjonalne – pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia i preferencje użytkownika (np. język interfejsu, region), poprawiając komfort korzystania z serwisu,
• cookies analityczne i statystyczne – wykorzystywane do zbierania anonimowych informacji o sposobie korzystania z serwisu, co pozwala na przygotowywanie zbiorczych analiz i usprawnianie struktury oraz treści strony,
• cookies marketingowe – mogą być wykorzystywane do wyświetlania spersonalizowanych treści lub reklam, a także mierzenia skuteczności kampanii marketingowych (jeżeli takie działania są prowadzone).

Podstawą stosowania plików cookies niezbędnych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego działania serwisu. W przypadku pozostałych kategorii plików cookies podstawą prawną jest zgoda użytkownika, wyrażana za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami (baner cookies). Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, w tym odwołać zgodę, za pośrednictwem ustawień przeglądarki internetowej lub narzędzi udostępnianych w serwisie. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może jednak wpłynąć na dostępność i jakość wybranych funkcjonalności strony.

10. Zmiany w polityce prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności w przypadku rozwoju funkcjonalności serwisu, zmian w procesach przetwarzania danych, aktualizacji przepisów prawa lub wytycznych organów nadzorczych. Każda istotna zmiana będzie komunikowana użytkownikom w sposób odpowiedni do jej charakteru, w szczególności poprzez publikację zaktualizowanej wersji polityki na stronie /privacy-policy/.

W przypadku zmian wymagających uzyskania nowej zgody (np. rozszerzenia celów przetwarzania lub zakresu wykorzystywanych plików cookies marketingowych), użytkownik zostanie poproszony o ponowne wyrażenie zgody za pomocą odpowiedniego mechanizmu. Aktualna wersja polityki prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania na stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 19 lutego 2026 r.

11. Kontakt i zgłaszanie naruszeń

Wszelkie pytania, wnioski oraz żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych, a także zgłoszenia dotyczące potencjalnych naruszeń zasad ochrony danych można kierować do Administratora, korzystając z danych kontaktowych udostępnionych na stronie /contact-us/.

Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną podane na stronie internetowej oraz w niniejszej polityce. Kontakt z inspektorem będzie możliwy w szczególności w celu:

• uzyskania dodatkowych informacji o sposobach i podstawach przetwarzania danych,
• skorzystania z praw przysługujących na mocy RODO,
• zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych lub zastrzeżeń dotyczących stosowanych środków bezpieczeństwa.

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają, że przetwarzanie ich danych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów.

12. Podstawy prawne i odnośniki do regulacji

Niniejsza polityka prywatności została opracowana w oparciu o obowiązujące przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO),
• ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• ustawę z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

Pełna treść wymienionych aktów prawnych dostępna jest m.in. w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej oraz na oficjalnych stronach internetowych instytucji publicznych, w szczególności:

• serwisu Rządowego Centrum Legislacji – https://dziennikustaw.gov.pl,
• serwisu Urzędu Ochrony Danych Osobowych – https://uodo.gov.pl,
• serwisu EUR-Lex – https://eur-lex.europa.eu, gdzie opublikowana jest treść RODO.

Rekomendujemy regularne zapoznawanie się z aktualnymi przepisami oraz wytycznymi organów nadzorczych w zakresie ochrony danych osobowych.